Secretary Huddle #1
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Reference: yen/secretary#1
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This issue captures the things that the secretary group need to be discuss
calendar has wrong timing
Taipei Standard Timebecause it is in the ICS headercalendar/activity survey
Moving forward
Roles and responsibility
2026-01-12
#上周处理事项：
1.协助会议：香港summith筹备会议、财务会议、分会会长会议
2.跟进【上半年度会员满意度调查问卷】
3.跟进下届干部候选人名单
4.分会招募及补贴协助
5.协助私董会
6.财务第三方对账
7.融入积分统计及发布
8.DNA海报发布
#本周处理事务：
1.跟进【上半年度会员满意度调查问卷】(53份)
2.跟进下届干部候选人名单（crystal）
3.协助分会招募：越南、新加坡、重庆分会
4.协助制作半年度财务报告
5.协助会议：私董会例会
6.确认会议议题及发布通知：秘书处例会、传承组例会、summit筹备会议
7.待定
#需要协助项目
1.邀约van做 yentalk说明
#本周会议提醒
1/14（本周三）14:00-15:00 私董会例会
2026-01-20
contact van to ask about 19th jan zoom, he cannot attend, will share thoughts in wechatneed to get photograph from brien, how to track?yen/summit#9Sharing
2026-01-27
2026-02-02
2026-02-23
Logic Layerourselves?SG eboard 2026/2027
2nd Mar 2026
9th Mar 2026
GMT+8in announcements2026-03-07T16:10:22+08:0016th Mar 2026
23th Mar 2026
20260323秘书处近期工作：
1.跟进工作
分会EB名单跟进
总会干部名单确认
跟进各分会3月活动更新日历
2.财务与物料
2月份账目制作
内阁预算整理
分会招募物料预订和邮寄
3.Summit相关
简报内容跟进及补充更新 （包括活动流程等）
报名链接制作
Summit线上说明会议
简报英文版确认
会长致辞跟进
香港讲师演讲主题确认
饭店、City hunt活动的定金及参访企业跟进
伴手礼确认
筹备组人员的峰会主题投票确认
酒店第二笔定金支付
5/28餐厅订金支付
rundown确认
早鸟票报名情况跟进 （88位填写）
分会新会员影片介绍情况跟进
升级房间名单跟进
总会人员住宿情况跟进
4.协助工作
私董会培训通知及报名表更新
私董会5月培训会议室签约协助
教育组例会时间调整确认
分会招募与补贴工作
协助新任干部进群 （总会及分会）
更新会员生日表
5.发布工作
上半年的财务报告发布
秘书处考核问卷报告整理及发布
融入积分统计、海报制作及发布
早鸟票公告发布
2月份融入积分海报发布
DNA海报发布
峰会主题投票链接制作及发布
6.会议支持
内阁会议、董事会会议、分会会长会议、总会策略会议、财务会议、功能组交接会议（财务组、招募组、教育组、私董会、传承组） 、summit筹备会议
30th Mar 2026
Clarifications
Working style improvement
20260330 秘书处会议工作汇报
#上周处理项目：
1.发布：
1.跟进summit内容：
1）持续发布公告跟进早鸟票情况,（106位填写）
2）跟进City hunt活动的定金情况
3）跟进分会新会员影片介绍情况
4）确认酒店预定情况
5）跟进升级房间名单
6）罗列及确认10年会员名单
3.协助与支持：
1）跟进分会新任eb情况
2）新任干部名单公示制作
7）分会补贴
8）收集各分会4月活动，更新日历及制作海报
#本周处理项目：
1.Summit:
1）网站内容更新，发布普通票公告
2）跟进City hunt活动的定金情况
3）跟进分会新会员影片介绍情况
4）确认酒店预定情况
5）确认升级房间名单
6）继续确认10年会员名单
3.协助与支持：
1）跟进分会新任eb情况
2）新任干部名单公示制作（照片收集中）
3）上海分会会议公告及时间确认
7）分会补贴
4.发布：
1）分会4月活动海报，收集、更新日历及制作海报
2）DNA海报，内容确认及发布
5.待定
#需要协助项目
暂无
#本周会议
暂无
6th Apr 2026
@mishu-group please send 6th Apr 2026 agenda so that we can prepare thanks
20260407 秘书处工作汇报：
#上周处理项目：
1.Summit:
1）更新网站&发布普通票公告
2）跟进City hunt活动的定金情况
3）跟进分会新会员影片介绍情况
4）确认酒店预定情况
5）确认升级房间名单
6）继续确认10年会员名单
2.协助与支持：
1）跟进分会新任eb情况（香港分会&上海分会）
2）新任干部名单公示制作（照片收集中）
3）上海分会会议公告及时间确认
4）分会补贴
5）协助制作战略会议问卷及发布
6）协助私董会：名单整理、讲师费支付
7）整理会员整日名单
3.发布：
1）分会4月活动海报，收集、更新日历及制作海报
2）DNA海报，内容确认及发布
3）清明节假期通知
4）协助YenTalk发布
#本周处理项目：
1.Summit:
1）跟进分会新会员影片介绍情况
2）确认酒店预定情况（含总会）
3）整理升级房间名单
4）香港场堪
5）跟进City hunt活动的定金情况
6）收集干部照片
7）分组名单确认及发给私董会组长
8）报名信息发布
2.协助与支持：
1）跟进分会新任eb情况
2）新任干部名单公示制作（照片收集中）
3）上海分会会议公告及时间确认
4）分会补贴
5）下周【传承组例会】-确认议题及发布通知
6）确认私董会培训讲师费支付情况
7）战略会议问卷跟进及报告整理
8）分会协助：活动宣传、问卷制作及发布
3.发布：
1）分会4月融入积分统计及海报制作
2）协助YenTalk发布
4.待定
需要协助项目：
暂无
#本周会议：
4/7 10:00-11:00 招募组例会
4/8 14:00-15:00 私董会例会
4/9 14:00-15:00 2027上海summit举办讨论会议
@mishu-group please post the agenda
2026-04-13
-需要提供照片：
董事会委员：
20260413 秘书处工作汇报：
#上周处理项目：
1.Summit:
1）跟进分会新会员影片介绍情况
2）确认酒店预定情况（含总会）
3）整理升级房间名单
4）香港场堪
5）跟进City hunt活动的定金情况
6）收集干部照片
7）分组名单确认及发给私董会组长
8）报名信息发布
2.协助与支持：
1）跟进分会新任eb情况
2）新任干部名单公示制作（照片收集中）
3）上海分会会议公告及时间确认
4）分会补贴
5）下周【传承组例会】-确认议题及发布通知
6）确认私董会培训讲师费支付情况
7）战略会议问卷跟进及报告整理
8）分会协助：活动宣传、问卷制作及发布
3.发布：
1）分会4月融入积分统计及海报制作、发布
2）协助YenTalk发布
#本周处理项目：
1.Summit:
1）跟进分会新会员影片介绍情况 - can ask membership Kenny/Ting chase? yen/summit#14
2）确认酒店预定情况（含总会）- what is outstanding?
3）整理升级房间名单 - still not confirmed? groups already out
4）收集干部照片 - who is outstanding? names please
5）分组名单确认 - same as 3?
6）更新峰会手册（酒店指引）- can preview? yen/summit#18
7）背景板制作沟通 - update here yen/summit#6
8）跟进分户年度计划情况 what is this?
9）Polo衫预备 update here yen/summit#19
2.协助与支持：
1）分会补贴、季度融入奖励发放
2）制作季度报表
3）新年度干部公示制作
4）新年度干部聘书制作
5）下周秘书处会议、财务组会议的确认议题及发布通知
6）分会协助：活动宣传、问卷制作及发布
3.发布：
1）协助YenTalk发布
2）Summit报名信息发布
4.待定
#需要协助的项目：
#本周会议：
4/14（周二）10:00-11:00 传承组会议
Work Huddleto Secretary Huddle2026-04-20
20260413 秘书工作汇报
#上周处理项目：
1.Summit:
1）跟进分会新会员影片介绍情况
2）确认酒店预定情况（含总会）
3）整理升级房间名单
4）香港场堪
5）跟进City hunt活动的定金情况
6）收集干部照片
7）分组名单确认及发给私董会组长
8）报名信息发布
2.协助与支持：
1）跟进分会新任eb情况
2）新任干部名单公示制作（照片收集中）
3）上海分会会议公告及时间确认
4）分会补贴
5）下周【传承组例会】-确认议题及发布通知
6）确认私董会培训讲师费支付情况
7）战略会议问卷跟进及报告整理
8）分会协助：活动宣传、问卷制作及发布
3.发布：
1）分会4月融入积分统计及海报制作、发布
2）协助YenTalk发布
#本周处理项目：
1.Summit:
1）跟进分会新会员影片介绍情况
2）确认酒店预定情况（含总会）
3）整理升级房间名单
4）收集干部照片
5）分组名单确认
6）更新峰会手册（酒店指引）
7）背景板制作沟通
8）跟进分会年度计划情况
9）Polo衫预备
10）新年度干部公示制作
11）感谢状&新年度干部聘书制作
2.协助与支持：
1）分会补贴、季度融入奖励发放
2）制作季度报表
3）下周秘书处会议、财务组会议的确认议题及发布通知
4）分会协助：活动宣传、问卷制作及发布
3.发布：
1）协助YenTalk发布
2）Summit报名信息发布
4.待定
20260420 秘书处工作汇报
#上周处理项目：
1.Summit:
1）跟进分会新会员影片介绍情况
2）确认酒店预定情况（含总会）
3）整理升级房间名单
4）收集干部照片
5）分组名单确认
6）更新峰会手册（酒店指引）
7）背景板制作沟通
8）跟进分会年度计划情况
9）Polo衫预备
10）新年度干部公示制作
11）感谢状&新年度干部聘书制作
2.协助与支持：
1）分会补贴、季度融入奖励发放
2）制作季度报表
3）下周秘书处会议、财务组会议的确认议题及发布通知
4）分会协助：活动宣传、问卷制作及发布
3.发布：
1）协助YenTalk发布
#本周处理项目：
1.Summit:
1）跟进分会新会员影片介绍情况
2）确认酒店预定情况（含总会）
3）整理升级房间名单
4）收集干部照片&【新年度干部公示】制作
5）分组名单确认
6）更新峰会手册（酒店指引）
7）背景板制作沟通
8）Polo衫选定
9）协助跟进企业参访事项
10）感谢状&新年度干部聘书制作
11）GLC & AGM & 晚餐 & 晚宴流程调整&确认
A.闭幕晚宴负责分会确认
12）AGM ,GLC信息收集及制作（跟进内阁&分会年度计划情况）
13）报名名单整理及跟进
2.协助与支持：
1）财务组会议
2）协助私董会制作问卷
3.发布：
1）协助YenTalk发布
2）Summit报名信息发布
4.待定
2026-04-27
2026-05-11
2026-05-14
Problems secretary can help
Secretary
Tool
Secretary gold standard transformation
2025-05-14 秘书处总结
• 将要求分会撰写YEN Talk文章
• 前20篇符合标准的文章，每篇将获得CNY500的报酬
2025-05-25
2026-06-08
【2026香港Summit迟到罚金】收缴情况：
【金山文档 | WPS云文档】 2026 summit 罚款明细(1)
https://www.kdocs.cn/l/cohTaylgtB9s
2026-06-15
Priority 1
Others
2026-06-22
Priority 1
Others
2026-06-29
Priority 1
Others
2026-06-29
Priority 1
Others