HQ4 Huddle #6
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Reference: yen/hq#6
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20260625 Action Plan：
秘书：
1） 收集各分会OH时间安排，提供给教育组Lily进行排程
2） 收集各分会会费标准（第一会籍和第二会籍）
3） 在master calendar中添加具体主题和分享嘉宾信息，并标注各分会的跨分会活动情况；
4） 发布IT小组、财务小组、法务小组和communication小组的招募通告
5） 发布summit罚款收尾公告
Ting: 完善会员档案收集问卷，与深圳和上海的做法进行整合
Jeffrey：
1） 调研和解决统一审批系统的技术方案（钉钉或飞书）
2） 与台湾的Homer沟通网站建设经验
各分会会长：在leadership群中发布跨分会合作活动信息
Crystal：考虑扩大第二会籍免费范围的建议
Patrick：在群中发布深圳分会11月泰国retreat的详细时间安排
📢 YEN 总会专项小组招募：专业人才集结，助力协会高效运转
Dear Sis & Bros：
为了更好地践行 YEN “分享、负责、尊重、投入、平等、保密”的 DNA 精神，进一步提升协会治理的专业度与运营效率，总会现决定面向全体会员挖掘专业人才，正式组建四大专业专项小组。
诚挚欢迎大家推荐或自荐本会中符合专业背景、且愿意为协会建设共同投入的 Sis & Bros。
🛠️ 招募小组及核心职责
IT 小组
· 组长：刘德松 Teik Seong Lau（暂代）
· 核心任务：建立与优化协会数字化系统，重构工作流，打破信息孤岛。
· 重点工作：推动日常事务线上化与自动化，提升秘书处及各分会协作效率；搭建数字化资产库，做好协会历年核心内容的沉淀与传承。
· 人才画像：IT 项目经理、系统架构师、研发工程师，或对企业数字化转型具有实操经验的伙伴。
审计小组
· 组长：龚云路 Mathews Gong （暂代）
· 核心任务：把控财务合规，保障协会资金透明、合理地服务于全体会员。
· 重点工作：协助总会及各分会的月度与年度对账；主导并执行季度内部审计工作，输出规范的财务健康度报告。
· 人才画像：具备注册会计师（CPA）资格、审计背景，或企业资深财务总监/经理。
法务小组
· 组长：陈晓铃 CC Chen（暂代）
· 核心任务：搭建风险防火墙，保障协会及会员的合法权益。
· 重点工作：完善协会内部治理章程；以清晰的法律逻辑和专业框架，合理、合法、高效地协调协会内部及运营中的各项合规事务。
· 人才画像：执业律师、企业法务负责人，或具备深厚法律合规背景的专业人士。
Communication（传媒）小组
· 组长：陈晓铃 CC Chen
· 核心任务：捕捉协会高光时刻，传播 YEN 的圈层故事与核心价值。
· 重点工作：深度参与并记录各分会的 SG（工作坊）、Retreat（团建）等核心活动；负责现场随行拍摄，并主导后期高品质文字纪实及短视频内容的制作与分发。
· 人才画像：新媒体运营专家、短视频博主、资深文案策划、摄影/剪辑专业人员。
📬 推荐及自荐渠道
无规矩不成方圆，有专业方能长远。期待各位会长积极引荐分会精英，也欢迎符合条件的伙伴挺身自荐，共同为 YEN 的新年度建设赋能。
· 联络对接人：Jeffrey（创新变革组组长） 或 秘书处
· 推荐方式：请直接私信对接人，并附上【推荐/自荐人姓名 + 所属分会 + 专业特长/简历概要】。
再次感谢大家对总会及秘书处工作的大力支持与配合！
20260626 秘书处现将昨日会上提及的三个分会优秀样本整理如下，供各位会长参考：
台湾分会：【全年活动计划表】
· 核心做法：台湾分会已将全年的 SG、Retreat、OH 时间进行了清晰、完整的规划。
· 跨城联动：台湾分会非常欢迎各分会的 Sis & Bros 跨城参与。各位会长可将此信息及排期表同步给本分会伙伴，鼓励大家跨区域交流。
深圳分会：【会员名录】
· 核心做法：深圳分会为第一会籍的会员制作了全景底册，除涵盖企业与职务外，还详细记录了副业、可提供资源及兴趣爱好。
· 实际效益：该名录对于会员日常精准链接商业资源、对接志趣相投的伙伴具有极高实用性
上海分会：【致家人的一封信】&【会员系统】
· 致家人的一封信：明确阐述了上海分会本年度的核心工作规划与活动走向，便于会员全面了解分会动态。
· 会员系统：一方面协助会员之间重新、深度地认识彼此；另一方面，有助于后续依此自然形成新的 Study Group 或小范围的专项 Connection。 https://yensh.wiwaxia.work/
广州分会目前也正在参考深圳的经验，着手制作属于广州分会的名录。期待各分会能参考效法，尝试在各自的分会内将活动表、名录或会员系统建立起来。通过加强各分会之间的交流与互动，能够让来到 YEN 的每位伙伴感受到更切实的“归属感”与“价值感”
再次感谢各位会长对协会工作的倾心投入，祝新年度分会运营顺利。
附：
20260717 报名情况跟进：
1.IT:2位（TS,小工）
2.审计：1位（小工）
3.法务：2位（容文豪 熊明）
4.Communication：2位（CC,Tony）
Leadership 会议 会议记录
Membership Zoom
·日期：20260731
·时间：14:00-15:35 GMT+8
·Zoom ID：716-696-2355
·密码：123123
·加入链接：https://us02web.zoom.us/j/7166962355?pwd=aThmSlZDUCtReUdaU0JWRDZ5Q1FLUT09
#Agenda
1.Dashboard月度更新
-Action：
1）@融入组：了解各个分会的活动，做一些促进和融合；中亚事项可以和广州分会Jeff讨论9月乌鲁木齐retreat是否可以一起；
2）@私董会：安排moderators和各分会私董会组长会议，收集活动反馈；
3）@招募组：推动各分会收集制作会员名册；
4）教育组：请@大家 协助YEN AI IGNITE 2026 执行计划；请@TS 协助新加坡分会教育组长的人员情况；
5）@改革创新组：征得各分会的反馈，往前推进；
6）@秘书 更新Dashboard会员人数；更新会员新训材料；
-Decision：
1）@越南分会 新会员转换问题，可以联系总会组团队协助会议讨论；
2.分会活动满意度问卷讨论
-Action：
1）@秘书 问询各分会的问卷填写情况；各分会如有问题直接反馈@TS；
3.新会员会费返还流程讨论
-Action：
1）@财务长&@招募长 讨论新会员会费返还流程。
Leadership 会议 会议记录
·日期：20260828
·时间：14:00-15:35 GMT+8
·Zoom ID：716-696-2355
·密码：123123
·加入链接：https://us02web.zoom.us/j/7166962355?pwd=aThmSlZDUCtReUdaU0JWRDZ5Q1FLUT09
#Agenda
1.越南分会近况与改进措施
-Action：
·召开越南分会专项跟进会议，确定跨分会/总会活动的时间、主题、预算和执行分工。
2.Summit进度汇报
-Action：
· 与酒店及 KennyLam、TS 等相关人员确认最低保证房量、入住政策、价格和最终安排。
-Decision
·经投票决定酒店预订方式为统一入住同一家酒店，按照保底人数跟酒店谈。
3.吉隆坡分会活动情况
-Action：
· 尽快确定吉隆坡下一次 Social Night 日期，并通知其他分会前往支持。
· 为吉隆坡活动准备 YAN 介绍材料、屏幕/电视和二维码申请流程，推动潜在会员正式填写申请表。
4.Dashboard月度更新
-Action：
· @教育组：完成十月深圳 AI 活动海报、Rundown 和报名链接，并提交总会秘书处发布。
· @私董会：确认 Forum Moderator Summit 的日期、地点、参与人数及课程安排。
· @各分会会长：向各分会 Forum chair 和 moderator 传达 Summit 信息并推动报名。
· @财务组：核对台湾、重庆尚未完成的款项转账，并更新总会财务记录。
· 在 Dashboard 增加联合活动专页，整理深圳—教育组、深圳—南京、上海—台湾等合作事项。
· @上海分会：推进上海与台湾联合 Retreat 的报名、缴费和资源协调。
· @重庆分会 & Lily：讨论重庆 Open House 的活动方案、讲师配置和女性创业者招募计划。
· @深圳分会&南京分会：确认深圳—南京联合 Retreat 的调整日期及行程，原则上考虑 12 月初。
· @融入组：更新会员新训材料