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# 银行对账系统使用手册
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## 1. 系统概览
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本系统用于管理银行账户、导入银行流水、录入业务单据、审批支出单据，并通过对账工作台完成银行流水与业务单据的人工对账。
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主要模块：
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- 总览：查看收入、支出、对账概况和近期记录。
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- 银行账户：维护需要导入流水的银行账户。
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- 对账单导入：导入 `.xlsx`、`.csv` 或中银香港 BOCHK PDF 对账单。
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- 银行流水：查询导入后的标准化流水。
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- 所有单据：查询业务单据、审批状态、附件和对账状态。
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- 新增单据：录入收入或支出业务单据。
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- 预算分配：维护财年、功能组和预算明细。
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- 对账工作台：选择银行流水并匹配业务单据。
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- 对账记录：查看历史对账记录。
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- 系统设置：管理员、审批密码、操作日志。
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访问地址：
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```text
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http://yenfinance.decons.ai/
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```
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默认管理员：
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```text
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用户名：yenadmin
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密码：
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```
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首次上线后建议立即修改或新增管理员账号，并妥善保存密码。
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## 2. 推荐使用流程
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建议按以下顺序使用系统：
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1. 在“银行账户”中创建公司银行账户。
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2. 在“预算分配”中创建或确认当前财年、功能组和预算明细。
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3. 在“对账单导入”中导入银行流水。
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4. 在“新增单据”中录入收入或支出业务单据，并上传附件。
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5. 对支出单据进行审批。
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6. 在“对账工作台”中选择银行流水，与业务单据进行人工对账。
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7. 在“对账记录”和“总览”中查看结果。
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## 3. 登录与退出
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打开系统地址后会进入管理员登录页。
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登录成功后进入总览页。左侧导航栏提供所有功能入口。点击左下角“退出登录”可退出当前账号。
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如果访问业务页面时未登录，系统会自动跳转到登录页。
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## 4. 总览
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路径：`/`
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总览页展示系统整体状态，包括：
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- 银行流水数量与对账状态。
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- 收入合计和支出合计。
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- 银行账户概览。
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- 近期对账记录。
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该页面适合日常快速检查系统数据是否正常。
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## 5. 银行账户
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路径：`/accounts`
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用于维护需要导入和对账的银行账户。
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### 新增账户
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填写：
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- 账户名称：例如“基本户”“港币户”。
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- 开户行：例如“中国银行香港”。
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- 银行账号：银行账号必须唯一。
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- 币种：例如 `CNY`、`HKD`、`USD`。
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- 期初余额：用于记录账户初始余额。
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点击“新增账户”保存。
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### 编辑账户
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在账户列表点击“编辑”，可修改账户名称、开户行、币种、期初余额和启用状态。
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停用账户不会删除历史数据，只用于区分不再使用的账户。
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## 6. 对账单导入
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路径：`/imports`
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用于导入银行流水。
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### 导入步骤
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1. 选择银行账户。
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2. 选择银行对账单文件。
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3. 点击导入。
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4. 系统会解析文件并导入流水。
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5. 导入完成后显示新增条数和重复条数。
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### 支持文件
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- Excel：`.xlsx`
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- CSV：`.csv`
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- 中银香港 BOCHK 综合月结单 PDF
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### 支持列名
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系统会自动识别常见列名：
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- 日期：`交易日期`、`记账日期`、`日期`、`交易时间`、`Transaction Date`
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- 对方户名：`对方户名`、`对方账户名称`、`对方名称`、`Counterparty`
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- 摘要：`摘要`、`用途`、`备注`、`Summary`、`Description`
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- 流水号：`流水号`、`交易流水号`、`凭证号`、`Reference`
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- 收入：`收入`、`贷方金额`、`收款金额`、`Credit`
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- 支出：`支出`、`借方金额`、`付款金额`、`Debit`
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- 金额：`金额`、`发生额`、`Amount`
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- 余额：`余额`、`账户余额`、`Balance`
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### 重复导入
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系统会根据交易日期、金额、方向、摘要、流水号等信息生成流水指纹。重复流水不会重复入库，会统计为重复条数。
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## 7. 银行流水
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路径：`/transactions`
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用于查询已导入的标准化银行流水。
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可按以下条件筛选：
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- 银行账户
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- 状态
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- 方向：收入或支出
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- 关键词：摘要、户名、流水号
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流水状态说明：
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- `unmatched`：未对账。
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- `partially_matched`：部分对账。
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- `matched`：已全部对账。
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金额字段说明：
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- 金额：流水原始金额。
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- 已对账：已经匹配到业务单据的金额。
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- 剩余：还未匹配的金额。
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## 8. 预算分配
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路径：`/budgets`
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用于维护支出预算。支出单据需要选择财年、功能组和预算明细。
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### 财年
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可新增、编辑财年，并设置默认财年。
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财年字段：
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- 财年名称：例如 `26-27财年`。
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- 开始日期。
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- 结束日期。
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- 状态：启用或停用。
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默认财年会在新增单据时自动选中。
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### 功能组
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功能组属于某个财年，例如：
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- 教育组
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- 秘书处
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- 私董会组
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- 融入组
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### 预算明细
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预算明细属于某个功能组，例如：
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- 讲师费
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- 活动场地费
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- 工资/社保公积金
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每条预算明细包含：
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- 名称
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- 金额
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- 备注
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### 删除预算明细
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预算明细可以删除，但有限制：
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- 如果没有任何业务单据使用该预算明细，可以删除。
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- 如果已有业务单据使用该预算明细，系统会显示“已使用”，不能删除。
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该限制用于避免历史单据引用丢失。
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### 预算统计
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预算页会显示：
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- 当前财年预算合计。
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- 已占用金额。
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- 剩余预算。
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- 每个功能组的总预算、已用、剩余。
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- 每个预算明细的预算、已用、剩余。
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已用金额统计未驳回的支出单据。
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## 9. 新增单据
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路径：`/documents/new`
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用于录入需要对账的业务单据。
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### 通用字段
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- 银行账户：可选，建议指定。
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- 币种：例如 `CNY`、`HKD`、`USD`。
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- 单据号：系统会自动生成，也可手动修改。
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- 往来方：客户或供应商名称。
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- 分会：可选。
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- 方向：收入或支出。
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- 金额。
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- 单据日期。
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- 备注。
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- 附件：可上传多个文件，单个文件最大 20MB，最多 20 个。
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### 收入单据
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选择“收入”时，需要填写“来源”。常见来源包括：
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- 会员费
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- Summit费用
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- 罚款
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- 捐赠
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- 其它收入
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收入单据无需审批，保存后进入待对账状态。
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### 支出单据
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选择“支出”时，需要选择：
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- 财年
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- 功能组
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- 预算明细
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支出单据保存后会进入审批流程。审批完成后才可正常对账。
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## 10. 所有单据
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路径：`/documents`
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用于查看全部业务单据。
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可按以下条件筛选：
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- 关键词：单据号、往来方、分会、备注、来源。
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- 方向：收入或支出。
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- 状态：待对账、待审批、部分对账、已对账、已驳回。
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- 财年。
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- 银行账户。
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列表显示：
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- 单据日期
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- 银行账户
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- 币种
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- 单据号
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- 往来方
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- 分会
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- 方向
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- 财年
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- 预算或收入来源
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- 金额、已对账、剩余
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- 审批状态
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- 审批链接
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- 附件
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- 单据状态
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### 审批链接
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支出单据会生成审批链接。可在列表中打开或复制审批链接。
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如果审批链接过期，系统会显示重新生成入口。
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### 附件查看
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点击附件可打开或下载。
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如果附件是图片，系统会直接弹窗预览图片。支持点击关闭、点击遮罩或按 `Esc` 关闭。
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## 11. 支出审批
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路径：`/approvals/:token`
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审批链接可发送给对应审批人使用。
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审批页展示：
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- 审批角色
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- 审批节点
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- 金额
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- 单据日期
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- 银行账户
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- 财年
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- 功能组
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- 预算明细
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- 往来方
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- 分会
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- 备注
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- 附件
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### 预算情况
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审批页会列出当前单据选择的预算情况：
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功能组预算：
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- 总预算
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- 已使用
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- 剩余预算
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预算明细使用情况：
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- 总金额
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- 已使用
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- 剩余金额
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这样审批人可以在审批时判断预算是否充足。
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### 审批操作
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审批人可以：
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- 填写审批意见并点击“通过”。
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- 填写驳回原因并点击“驳回”。
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驳回必须填写原因。
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### 审批密码
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如果系统开启了审批密码，审批人需要先输入密码才能查看单据详情。
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### 审批有效期
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审批链接默认有效期为 24 小时。过期后需要管理员在单据列表中重新生成审批链接。
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### 审批规则
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支出金额超过系统阈值时，功能组长审批通过后，会继续生成会长/财务长终审链接。
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## 12. 对账工作台
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路径：`/reconciliation`
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用于将银行流水与业务单据进行人工对账。
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### 筛选流水
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左侧显示未完成对账的银行流水。
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可按收支类型筛选：
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- 全部
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- 收入
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- 支出
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筛选后只显示对应方向的未完成流水，方便分别处理收入和支出对账。
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### 手工对账步骤
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1. 在左侧选择一条未完成对账的银行流水。
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2. 右侧查看系统推荐的业务单据候选。
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3. 输入本次对账金额。
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4. 可填写备注。
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5. 点击“确认”。
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系统会更新银行流水和业务单据的已对账金额。
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### 部分对账
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如果本次对账金额小于流水或单据剩余金额，则状态会变为部分对账。
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如果金额全部匹配完成，则状态变为已对账。
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## 13. 对账记录
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路径：`/reconciliation/records`
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用于查看历史对账记录。
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记录包括：
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- 对账时间
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- 对账方式
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- 流水摘要
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- 单据号
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- 本次对账金额
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- 银行账户
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- 流水剩余金额
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- 单据剩余金额
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## 14. 管理员设置
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路径：`/settings/admins`
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用于管理系统管理员。
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可执行：
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- 新增管理员。
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- 修改管理员密码。
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建议至少保留一个可用管理员账号。新增管理员密码至少 6 位。
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## 15. 审批设置
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路径：`/settings/approvals`
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用于配置审批访问密码。
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可按审批角色设置是否需要密码，例如：
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- 功能组长审批
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- 会长/财务长审批
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开启密码后，审批人打开审批链接时需要先输入审批密码。
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## 16. 操作日志
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路径：`/settings/logs`
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用于查看系统关键操作记录。
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常见日志包括：
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- 管理员登录和退出。
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- 新增或更新银行账户。
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- 导入对账单。
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- 新增单据。
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- 审批通过或驳回。
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- 手工对账。
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- 预算维护。
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操作日志可用于审计和问题追踪。
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## 17. 数据备份
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## 18. 常见状态说明
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### 银行流水状态
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- `unmatched`：未对账。
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- `partially_matched`：部分对账。
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- `matched`：已对账。
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### 业务单据状态
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- `open`：待对账。
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- `pending_approval`：待审批。
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- `partially_matched`：部分对账。
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- `matched`：已对账。
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- `rejected`：已驳回。
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### 审批状态
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- `pending`：待审批。
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- `approved`：已通过。
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- `rejected`：已驳回。
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- `expired`：已过期。
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## 19. 常见问题
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### 导入后没有新增流水
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可能原因：
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- 文件内容已导入过，系统判定为重复流水。
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- 文件列名无法识别。
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- 文件格式不是当前支持格式。
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- 选择了错误的银行账户。
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### 支出单据无法对账
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请确认：
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- 单据是否仍在待审批状态。
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- 审批是否已经通过。
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- 单据是否已驳回。
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- 单据剩余金额是否大于 0。
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### 预算明细无法删除
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只要有业务单据使用过该预算明细，就不能删除。可通过“所有单据”筛选相关财年或功能组查找引用记录。
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### 图片附件没有弹窗预览
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请确认上传文件的 MIME 类型是否为 `image/*`。如果浏览器或系统识别为非图片类型，会按普通附件处理。
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### 审批链接过期
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审批链接默认 24 小时有效。过期后需要管理员在单据列表中点击重新生成审批链接。
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