# 银行对账系统使用手册 ## 1. 系统概览 本系统用于管理银行账户、导入银行流水、录入业务单据、审批支出单据，并通过对账工作台完成银行流水与业务单据的人工对账。 主要模块： - 总览：查看收入、支出、对账概况和近期记录。 - 银行账户：维护需要导入流水的银行账户。 - 对账单导入：导入 `.xlsx`、`.csv` 或中银香港 BOCHK PDF 对账单。 - 银行流水：查询导入后的标准化流水。 - 所有单据：查询业务单据、审批状态、附件和对账状态。 - 新增单据：录入收入或支出业务单据。 - 预算分配：维护财年、功能组和预算明细。 - 对账工作台：选择银行流水并匹配业务单据。 - 对账记录：查看历史对账记录。 - 系统设置：管理员、审批密码、操作日志。 访问地址： ```text http://yenfinance.decons.ai/ ``` 默认管理员： ```text 用户名：yenadmin 密码： ``` 首次上线后建议立即修改或新增管理员账号，并妥善保存密码。 ## 2. 推荐使用流程 建议按以下顺序使用系统： 1. 在“银行账户”中创建公司银行账户。 2. 在“预算分配”中创建或确认当前财年、功能组和预算明细。 3. 在“对账单导入”中导入银行流水。 4. 在“新增单据”中录入收入或支出业务单据，并上传附件。 5. 对支出单据进行审批。 6. 在“对账工作台”中选择银行流水，与业务单据进行人工对账。 7. 在“对账记录”和“总览”中查看结果。 ## 3. 登录与退出 打开系统地址后会进入管理员登录页。 登录成功后进入总览页。左侧导航栏提供所有功能入口。点击左下角“退出登录”可退出当前账号。 如果访问业务页面时未登录，系统会自动跳转到登录页。 ## 4. 总览 路径：`/` 总览页展示系统整体状态，包括： - 银行流水数量与对账状态。 - 收入合计和支出合计。 - 银行账户概览。 - 近期对账记录。 该页面适合日常快速检查系统数据是否正常。 ## 5. 银行账户 路径：`/accounts` 用于维护需要导入和对账的银行账户。 ### 新增账户 填写： - 账户名称：例如“基本户”“港币户”。 - 开户行：例如“中国银行香港”。 - 银行账号：银行账号必须唯一。 - 币种：例如 `CNY`、`HKD`、`USD`。 - 期初余额：用于记录账户初始余额。 点击“新增账户”保存。 ### 编辑账户 在账户列表点击“编辑”，可修改账户名称、开户行、币种、期初余额和启用状态。 停用账户不会删除历史数据，只用于区分不再使用的账户。 ## 6. 对账单导入 路径：`/imports` 用于导入银行流水。 ### 导入步骤 1. 选择银行账户。 2. 选择银行对账单文件。 3. 点击导入。 4. 系统会解析文件并导入流水。 5. 导入完成后显示新增条数和重复条数。 ### 支持文件 - Excel：`.xlsx` - CSV：`.csv` - 中银香港 BOCHK 综合月结单 PDF ### 支持列名 系统会自动识别常见列名： - 日期：`交易日期`、`记账日期`、`日期`、`交易时间`、`Transaction Date` - 对方户名：`对方户名`、`对方账户名称`、`对方名称`、`Counterparty` - 摘要：`摘要`、`用途`、`备注`、`Summary`、`Description` - 流水号：`流水号`、`交易流水号`、`凭证号`、`Reference` - 收入：`收入`、`贷方金额`、`收款金额`、`Credit` - 支出：`支出`、`借方金额`、`付款金额`、`Debit` - 金额：`金额`、`发生额`、`Amount` - 余额：`余额`、`账户余额`、`Balance` ### 重复导入 系统会根据交易日期、金额、方向、摘要、流水号等信息生成流水指纹。重复流水不会重复入库，会统计为重复条数。 ## 7. 银行流水 路径：`/transactions` 用于查询已导入的标准化银行流水。 可按以下条件筛选： - 银行账户 - 状态 - 方向：收入或支出 - 关键词：摘要、户名、流水号 流水状态说明： - `unmatched`：未对账。 - `partially_matched`：部分对账。 - `matched`：已全部对账。 金额字段说明： - 金额：流水原始金额。 - 已对账：已经匹配到业务单据的金额。 - 剩余：还未匹配的金额。 ## 8. 预算分配 路径：`/budgets` 用于维护支出预算。支出单据需要选择财年、功能组和预算明细。 ### 财年 可新增、编辑财年，并设置默认财年。 财年字段： - 财年名称：例如 `26-27财年`。 - 开始日期。 - 结束日期。 - 状态：启用或停用。 默认财年会在新增单据时自动选中。 ### 功能组 功能组属于某个财年，例如： - 教育组 - 秘书处 - 私董会组 - 融入组 ### 预算明细 预算明细属于某个功能组，例如： - 讲师费 - 活动场地费 - 工资/社保公积金 每条预算明细包含： - 名称 - 金额 - 备注 ### 删除预算明细 预算明细可以删除，但有限制： - 如果没有任何业务单据使用该预算明细，可以删除。 - 如果已有业务单据使用该预算明细，系统会显示“已使用”，不能删除。 该限制用于避免历史单据引用丢失。 ### 预算统计 预算页会显示： - 当前财年预算合计。 - 已占用金额。 - 剩余预算。 - 每个功能组的总预算、已用、剩余。 - 每个预算明细的预算、已用、剩余。 已用金额统计未驳回的支出单据。 ## 9. 新增单据 路径：`/documents/new` 用于录入需要对账的业务单据。 ### 通用字段 - 银行账户：可选，建议指定。 - 币种：例如 `CNY`、`HKD`、`USD`。 - 单据号：系统会自动生成，也可手动修改。 - 往来方：客户或供应商名称。 - 分会：可选。 - 方向：收入或支出。 - 金额。 - 单据日期。 - 备注。 - 附件：可上传多个文件，单个文件最大 20MB，最多 20 个。 ### 收入单据 选择“收入”时，需要填写“来源”。常见来源包括： - 会员费 - Summit费用 - 罚款 - 捐赠 - 其它收入 收入单据无需审批，保存后进入待对账状态。 ### 支出单据 选择“支出”时，需要选择： - 财年 - 功能组 - 预算明细 支出单据保存后会进入审批流程。审批完成后才可正常对账。 ## 10. 所有单据 路径：`/documents` 用于查看全部业务单据。 可按以下条件筛选： - 关键词：单据号、往来方、分会、备注、来源。 - 方向：收入或支出。 - 状态：待对账、待审批、部分对账、已对账、已驳回。 - 财年。 - 银行账户。 列表显示： - 单据日期 - 银行账户 - 币种 - 单据号 - 往来方 - 分会 - 方向 - 财年 - 预算或收入来源 - 金额、已对账、剩余 - 审批状态 - 审批链接 - 附件 - 单据状态 ### 审批链接 支出单据会生成审批链接。可在列表中打开或复制审批链接。 如果审批链接过期，系统会显示重新生成入口。 ### 附件查看 点击附件可打开或下载。 如果附件是图片，系统会直接弹窗预览图片。支持点击关闭、点击遮罩或按 `Esc` 关闭。 ## 11. 支出审批 路径：`/approvals/:token` 审批链接可发送给对应审批人使用。 审批页展示： - 审批角色 - 审批节点 - 金额 - 单据日期 - 银行账户 - 财年 - 功能组 - 预算明细 - 往来方 - 分会 - 备注 - 附件 ### 预算情况 审批页会列出当前单据选择的预算情况： 功能组预算： - 总预算 - 已使用 - 剩余预算 预算明细使用情况： - 总金额 - 已使用 - 剩余金额 这样审批人可以在审批时判断预算是否充足。 ### 审批操作 审批人可以： - 填写审批意见并点击“通过”。 - 填写驳回原因并点击“驳回”。 驳回必须填写原因。 ### 审批密码 如果系统开启了审批密码，审批人需要先输入密码才能查看单据详情。 ### 审批有效期 审批链接默认有效期为 24 小时。过期后需要管理员在单据列表中重新生成审批链接。 ### 审批规则 支出金额超过系统阈值时，功能组长审批通过后，会继续生成会长/财务长终审链接。 ## 12. 对账工作台 路径：`/reconciliation` 用于将银行流水与业务单据进行人工对账。 ### 筛选流水 左侧显示未完成对账的银行流水。 可按收支类型筛选： - 全部 - 收入 - 支出 筛选后只显示对应方向的未完成流水，方便分别处理收入和支出对账。 ### 手工对账步骤 1. 在左侧选择一条未完成对账的银行流水。 2. 右侧查看系统推荐的业务单据候选。 3. 输入本次对账金额。 4. 可填写备注。 5. 点击“确认”。 系统会更新银行流水和业务单据的已对账金额。 ### 部分对账 如果本次对账金额小于流水或单据剩余金额，则状态会变为部分对账。 如果金额全部匹配完成，则状态变为已对账。 ## 13. 对账记录 路径：`/reconciliation/records` 用于查看历史对账记录。 记录包括： - 对账时间 - 对账方式 - 流水摘要 - 单据号 - 本次对账金额 - 银行账户 - 流水剩余金额 - 单据剩余金额 ## 14. 管理员设置 路径：`/settings/admins` 用于管理系统管理员。 可执行： - 新增管理员。 - 修改管理员密码。 建议至少保留一个可用管理员账号。新增管理员密码至少 6 位。 ## 15. 审批设置 路径：`/settings/approvals` 用于配置审批访问密码。 可按审批角色设置是否需要密码，例如： - 功能组长审批 - 会长/财务长审批 开启密码后，审批人打开审批链接时需要先输入审批密码。 ## 16. 操作日志 路径：`/settings/logs` 用于查看系统关键操作记录。 常见日志包括： - 管理员登录和退出。 - 新增或更新银行账户。 - 导入对账单。 - 新增单据。 - 审批通过或驳回。 - 手工对账。 - 预算维护。 操作日志可用于审计和问题追踪。 ## 17. 数据备份 ## 18. 常见状态说明 ### 银行流水状态 - `unmatched`：未对账。 - `partially_matched`：部分对账。 - `matched`：已对账。 ### 业务单据状态 - `open`：待对账。 - `pending_approval`：待审批。 - `partially_matched`：部分对账。 - `matched`：已对账。 - `rejected`：已驳回。 ### 审批状态 - `pending`：待审批。 - `approved`：已通过。 - `rejected`：已驳回。 - `expired`：已过期。 ## 19. 常见问题 ### 导入后没有新增流水 可能原因： - 文件内容已导入过，系统判定为重复流水。 - 文件列名无法识别。 - 文件格式不是当前支持格式。 - 选择了错误的银行账户。 ### 支出单据无法对账 请确认： - 单据是否仍在待审批状态。 - 审批是否已经通过。 - 单据是否已驳回。 - 单据剩余金额是否大于 0。 ### 预算明细无法删除 只要有业务单据使用过该预算明细，就不能删除。可通过“所有单据”筛选相关财年或功能组查找引用记录。 ### 图片附件没有弹窗预览 请确认上传文件的 MIME 类型是否为 `image/*`。如果浏览器或系统识别为非图片类型，会按普通附件处理。 ### 审批链接过期 审批链接默认 24 小时有效。过期后需要管理员在单据列表中点击重新生成审批链接。