Summit Work Huddle 2026 #1
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Reference: yen/summit#1
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This issue captures the things that the summit meetings need to be discuss
Member Registration HK: https://v.wjx.cn/vm/tUbd0H3.aspx
Policies: https://records.yen-intl.com/yen/summit/src/branch/main/refund.md must include refund policy/dates
Rundown: #11
#1 (comment)
0800-0900破冰早餐0900-1000SG (武欣老師）1000-1030BREAK1030-1130SG (Eddy Tang)1130-1300Lunch1300-1330破冰1330-1500YEN Legacy TALK1500-1530Break1530-1700AGMDetails
#decided Welcome Party dinner @kennyhung
Cost HKD100,000 for 130-140paxno alcoholinclude service charge/taxLadies Street Sik Faan Co.#decided Fri, 29th May schedule @kennyhung
#problem still no factory visit #3
#problem door gift? #5
Sat 30th May #action @ts find english speaker
#decided Sun 31st May eat seafood @kennyhung and JP
Summit日期与主题 ：
高峰会日期：2026/5/28–31（四天三夜）
5/28｜GLC ＋ Welcome Party（大排档风格）
5/29｜早上企业参访+下午融入（City hunt）+ 晚上Forum Mixer
5/30｜早餐融入活动 + 教育课程 + 外部讲师 + 晚间 Closing Dinner
5/31｜自由报名融入活动（坐船去南丫岛）
早鸟票报名时间：2026年3月2日-2月20日
1）女人街食饭公司（怀旧大排档风格）
地点：香港旺角通菜街1A-1L 1楼B铺
2）包场：费用为10万港币，可容纳13桌130-140人
价格不包含酒水但包含10%服务费。
3）如果加上酒水，每人需额外增加150-200港币成本，可自带酒水。
4）可提前一个月预定菜色的部分
2.5/29早上企业参访讨论确认：
1）香港交易所（HKEX）：需在活动三周前进行申请
2）医美Doctor Reborn：担心销售问题
3）活络油：正在询问中
3.5/29下午&5/31融入讨论确认：
1）5月29日早上融入活动 City hunt：350HKD以内 @ 香港分会 确认具体哪一家。
2）5/31 融入活动：
坐船去南丫岛吃海鲜（成本约710港币每人，加上服务费约800港币每人）可以找旅行社
@Jefferson 拉群，提供详细的活动流程、报名费用和相关资料
4.5/30外部讲师确认：
1）外部讲师：2位 总会（1位）+香港分会（1位，泡面，之前听过）
2）香港分会：讲师人选，以听过课程的优先；语言（可安排英文讲师）
@Kenny Lam
5.伴手礼讨论（A.是否制作统一服装）
1）礼品：帆布包+手持电风扇+饼干+钥匙扣+药油（黄道益健乐通）
*新增：药油（免费），也可参观工厂
A.关于制作统一的服装（参考建议）：
1）找一个长期的定制供应商，可以made to order，在网站上让会员随时购买
2）会员自带一件yen衣服；
3）无尺寸的物品：帽子、徽章；
@ 香港分会 讨论关于制作统一的衣服。
6.物料制作：
1）背景墙：规格：2300*3000材质：铝合金
7.出席奖励和预算：
1.出席人数预估：130–140 人（按 180 会员 70–80% 出席率）
2.会继续提供出席奖励，条件是分会出席率达到60%，具体金额还需与财务确认。
8.人员工作安排：
@ 香港分会：1）讨论确认City hunt 具体哪一家；
2）讨论制作统一的衣服；
@ Jefferson：拉群，发5/29 &5/31融入活动资料；
@ kenny Lam：1/22 前确认讲师，并提供资料&照片
9.下次会议：
@所有人 2026/1/22（周四）14:00-15:00
next meeting
2026/1/29
【议题】
1.出席奖励取消说明
2.讨论迟到处罚：体罚/罚钱？
3.Opening dinner 和 closing dinner 負責分會讨论
4.融入活动：详细的活动流程、报名费用等相关资料情况
1)City hunt
2)南丫島
5.确认伴手礼情况及费用：
帆布包+手持電風扇+餅乾+鑰匙扣+藥油+围巾
6.企业参访确认：
1)参访企业：醫美Doctor Reborn / 活絡油
1)交通及费用
7.外部讲师情况：费用、职务、演讲主题、演讲简介、演讲ppt -请提供给秘书处
20260129 香港ebSummit讨论会议.pdf
20260129 香港Summit筹备会议记录
1.Summit出席獎勵 經總會秘書處討論決定：取消Summit出席獎勵
2.Opening dinner 和 closing dinner 負責分會討論
1.Opening dinner：由香港分會負責
1）籌畫、安排主持人、活動（如唱歌等），具體活動流程等報名結束後秘書處再提供給分會。
2）飯店可以自帶酒水，包場不需要另外的費用，@ Eddy確認定金情況，提供給秘書
2.Closing dinner ：和liying&Crystal討論後再確認"
3.融入活動
1.5月29日下午融入活動
1）City hunt：Hall of Games，費用為每人330港幣，團體可享5%折扣。
2）時間安排：14:00-16:00
2.5/31 融入活動：
坐船去南丫島吃海鮮（基礎交通方案400-450港幣/人，遊艇觀光方案700-800港幣/人 ）
@Jefferson 請拉群，提供詳細的活動流程、報名費用和相關資料"
4.伴手禮
1.禮品：帆布包+手持電風扇+餅乾+鑰匙扣+藥油（黃道益健樂通）+圍巾（30多港幣）
@kenny 1.請整理總費用和定金情況，發給秘書；
2.詢問是否有兄弟的辦公室可以提供空間存放伴手禮。"
5.企業參訪
參訪企業，未確定：
1）活絡油：等待對方回復；
2）醫美Doctor Reborn ：已邀請5月30號上午的分享，不建議活動集中在一家；
3）備選方案：Priscilla的辦公室，可容納200人，可先詢問。"
6.Moderator與小組長書否同一人？
不是同一人擔任，Moderator和組長為不同角色，小組長將由香港分會兄弟姐妹擔任。
@ Jefferson 請瞭解【小組長詳細工作內容】：
1-建立微信小組
2-小組群內主動進行群內互動，增加大家彼此間的感情，並確保可以聯繫到組內的每一位成員（加組員微信）；
3-小組群內同步通知總會發佈的資訊，推動會員提供相應資訊，方便總會前期的工作籌備；
4-組織參加活動：
1）組織組員參加welcome dinner&Closing dinner;
2）做好City hunt的前期準備，帶領組員做City hunt
3）帶領組員Forum Mixer（酒店組長房間）；
5-全程負責對小組人員參會時間提醒、計算遲到時間及處罰等各種相應提醒；"
7.討論遲到處罰：體罰/罰錢？
提議：實施遲到1分鐘罰100港幣，超過10分鐘罰1,000港幣的制度，罰款進入獎金池用於city hunt獲勝隊伍獎勵.
Q:新加坡分會擔心嚴格的罰款制度可能阻止成員參加峰會。Lee Hsin Chong建議採用固定罰款而非按分鐘計算，並將罰款用於遊戲獎金池增加趣味性。
具體方案由總會秘書處與Liying和Crystal進一步研究確定.
8.人員工作安排
@ 香港分會：
1.分會成員擔任Summit組長（共有15個小組）；
2.確認參訪企業情況。
@ Jefferson：City hunt，拉與活動方的群，提供詳細的活動流程、報名費用等相關資料，秘書協助跟進。
@ Eddy：確認Opening dinner場地定金情況，提供給秘書。
@ Kenny
1.請整理總費用和定金情況，發給秘書；
2.詢問是否有兄弟的辦公室可以提供空間存放伴手禮。
@ 秘書處：
討論確定遲到處罰方案
Hall of Games - Scavenger Hunt Info Pack 2025.pdf
2026香港summit早鸟票报名：
https://v.wjx.cn/vm/tUbd0H3.aspx
I added to #10
Work Huddleto Work Huddle 202620260323 进度更新
A.GLC & AGM & 晚餐 & 晚宴流程
-- 流程确认
B.其他筹备情况：物料、奖状&感谢状等
--奖状&感谢状：名单整理中
@mishu-group
there are time gaps in https://www.kdocs.cn/l/chDj7dLDbdSj
can help fix? thanks
香港Cordis hotel 場勘_20260408
一、會議目的
確認高峰會期間之：
• 場地使用與功能分工
• 餐飲與茶點安排
• 活動動線與時間控管
• 房務與報到流程
• 城市活動與晚宴規劃
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二、場地與活動安排
🟡 山東廳（無 stage）
5月27日｜私董會培訓（Basic Training）
• 人數：約10人
• 配置：U shape
• 需求：
• Whiteboard ×1
• 投影設備
• 基本文具
👉 性質：小班教學、深度互動、需安靜環境
⸻
5月28日｜GLC（分組討論）
• 人數：約70人
• 分組：7桌（每桌約10人）
• 配置：
• 圓桌 ×7
• 桌距需拉開
• 設備：
• Whiteboard ×2
• Flip chart ×7
• 紙筆（每桌）
• 桌牌（組別）
• 延長線（每桌）
• Handheld mic ×2–3
👉 性質：多桌同步討論，需空間與互動性
⸻
🔵 Star Room（主場）
5月30日｜主論壇（Main Forum）
空間分工
• Star Room 1：主會場＋VIP休息區
• Star Room 2：茶點區
原則
• 餐飲不進入主會場
• 服務人員集中於 Star Room 2
• 減少干擾論壇進行
⸻
茶點安排
• 活動開始時間：08:00
供應方式：
• 08:00 提供 2 項
• 約10:00 補上 3 項
👉 最終品項於5月初確認
⸻
時間限制
• 活動需於 17:00前結束
• 17:30清場（因婚禮）
👉 已決議：整體流程提前1小時
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🟢 上海廳（有 stage）
5月30日｜閉幕晚宴（Closing Gala Dinner）
設備
• 有 stage
• Projector / TV
• Handheld mic
• LED Wall（需加價）
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晚宴安排
• 人數：約110–120人
• 桌數：約10桌
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飲品
• Free flow 紅白酒
• 可自帶少量烈酒
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活動
• 遊戲 / 互動（待確認）
• 下一屆主辦交接（待確認）
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三、餐飲與服務原則
• Coffee / 茶點集中於 Star Room 2
• 主會場避免餐飲與人員頻繁進出
• 維持活動專注與品質
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四、城市活動（B2）
5月29日｜城市探索活動
• 時間：約13:00–15:00
• 分3梯進行（每梯約40人）
• 每梯說明10–15分鐘
⸻
注意事項
• 不使用麥克風
• 需控制音量
• 場地使用需於5月初由酒店最終確認
⸻
五、報到與物資安排
發放方式（待確認）
1. 報到時發放
2. 事先放置座位
👉 傾向提前安排（減少現場混亂）
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物資寄送
• 可提前寄至酒店
• 避免過早存放
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Backdrop
• 需確認是否可重複使用（28 → 30）
• 酒店可協助暫存
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六、房務安排
Room List
• 由酒店窗口 CC 對接
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升等安排
• 已訂房會員需確認：
• 是否可直接升等
• 或需取消重訂
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免費房
• 可由總房數中扣除
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Check-in
• 最早時間：15:00
• 可視房況提前安排（不保證）
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雙人房
• 可分開辦理入住
• 但兩人皆需完成登記
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七、交通建議
提供會員多元選擇：
• 地鐵
• 機場快線＋轉車
• 計程車
• 深圳跨境巴士
👉 後續整理統一指引
⸻
八、After Party
結論
• 不設官方 after party
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原因
• 晚宴已至23:00
• 多數會員會自行續攤
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備案
• 酒店酒吧（可報價）
• 自由安排
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九、待確認事項
酒店端
1. 茶點品項與供應方式
2. B2場地最終可用性
3. 房間升等操作方式
4. 免費房計算方式
5. Backdrop暫存安排
6. 酒吧報價
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主辦端
1. Backdrop是否可重複使用
2. 報到物資發放方式
3. 交通指引整理
4. 晚宴流程設計
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