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银行对账系统使用手册
1. 系统概览
本系统用于管理银行账户、导入银行流水、录入业务单据、审批支出单据，并通过对账工作台完成银行流水与业务单据的人工对账。
主要模块：
- 总览：查看收入、支出、对账概况和近期记录。
- 银行账户：维护需要导入流水的银行账户。
- 对账单导入：导入
.xlsx、.csv或中银香港 BOCHK PDF 对账单。 - 银行流水：查询导入后的标准化流水。
- 所有单据：查询业务单据、审批状态、附件和对账状态。
- 新增单据：录入收入或支出业务单据。
- 预算分配：维护财年、功能组和预算明细。
- 对账工作台：选择银行流水并匹配业务单据。
- 对账记录：查看历史对账记录。
- 系统设置：管理员、审批密码、操作日志。
访问地址：
http://yenfinance.decons.ai/
默认管理员：
用户名：yenadmin
密码：
首次上线后建议立即修改或新增管理员账号，并妥善保存密码。
2. 推荐使用流程
建议按以下顺序使用系统：
- 在“银行账户”中创建公司银行账户。
- 在“预算分配”中创建或确认当前财年、功能组和预算明细。
- 在“对账单导入”中导入银行流水。
- 在“新增单据”中录入收入或支出业务单据，并上传附件。
- 对支出单据进行审批。
- 在“对账工作台”中选择银行流水，与业务单据进行人工对账。
- 在“对账记录”和“总览”中查看结果。
3. 登录与退出
打开系统地址后会进入管理员登录页。
登录成功后进入总览页。左侧导航栏提供所有功能入口。点击左下角“退出登录”可退出当前账号。
如果访问业务页面时未登录，系统会自动跳转到登录页。
4. 总览
路径：/
总览页展示系统整体状态，包括：
- 银行流水数量与对账状态。
- 收入合计和支出合计。
- 银行账户概览。
- 近期对账记录。
该页面适合日常快速检查系统数据是否正常。
5. 银行账户
路径：/accounts
用于维护需要导入和对账的银行账户。
新增账户
填写：
- 账户名称：例如“基本户”“港币户”。
- 开户行：例如“中国银行香港”。
- 银行账号：银行账号必须唯一。
- 币种：例如
CNY、HKD、USD。 - 期初余额：用于记录账户初始余额。
点击“新增账户”保存。
编辑账户
在账户列表点击“编辑”，可修改账户名称、开户行、币种、期初余额和启用状态。
停用账户不会删除历史数据，只用于区分不再使用的账户。
6. 对账单导入
路径：/imports
用于导入银行流水。
导入步骤
- 选择银行账户。
- 选择银行对账单文件。
- 点击导入。
- 系统会解析文件并导入流水。
- 导入完成后显示新增条数和重复条数。
支持文件
- Excel：
.xlsx - CSV：
.csv - 中银香港 BOCHK 综合月结单 PDF
支持列名
系统会自动识别常见列名：
- 日期：
交易日期、记账日期、日期、交易时间、Transaction Date - 对方户名：
对方户名、对方账户名称、对方名称、Counterparty - 摘要：
摘要、用途、备注、Summary、Description - 流水号：
流水号、交易流水号、凭证号、Reference - 收入：
收入、贷方金额、收款金额、Credit - 支出：
支出、借方金额、付款金额、Debit - 金额：
金额、发生额、Amount - 余额：
余额、账户余额、Balance
重复导入
系统会根据交易日期、金额、方向、摘要、流水号等信息生成流水指纹。重复流水不会重复入库，会统计为重复条数。
7. 银行流水
路径：/transactions
用于查询已导入的标准化银行流水。
可按以下条件筛选：
- 银行账户
- 状态
- 方向：收入或支出
- 关键词：摘要、户名、流水号
流水状态说明：
unmatched：未对账。partially_matched：部分对账。matched：已全部对账。
金额字段说明：
- 金额：流水原始金额。
- 已对账：已经匹配到业务单据的金额。
- 剩余：还未匹配的金额。
8. 预算分配
路径：/budgets
用于维护支出预算。支出单据需要选择财年、功能组和预算明细。
财年
可新增、编辑财年，并设置默认财年。
财年字段：
- 财年名称：例如
26-27财年。 - 开始日期。
- 结束日期。
- 状态：启用或停用。
默认财年会在新增单据时自动选中。
功能组
功能组属于某个财年，例如：
- 教育组
- 秘书处
- 私董会组
- 融入组
预算明细
预算明细属于某个功能组，例如：
- 讲师费
- 活动场地费
- 工资/社保公积金
每条预算明细包含：
- 名称
- 金额
- 备注
删除预算明细
预算明细可以删除，但有限制：
- 如果没有任何业务单据使用该预算明细，可以删除。
- 如果已有业务单据使用该预算明细，系统会显示“已使用”，不能删除。
该限制用于避免历史单据引用丢失。
预算统计
预算页会显示：
- 当前财年预算合计。
- 已占用金额。
- 剩余预算。
- 每个功能组的总预算、已用、剩余。
- 每个预算明细的预算、已用、剩余。
已用金额统计未驳回的支出单据。
9. 新增单据
路径：/documents/new
用于录入需要对账的业务单据。
通用字段
- 银行账户：可选，建议指定。
- 币种：例如
CNY、HKD、USD。 - 单据号：系统会自动生成，也可手动修改。
- 往来方：客户或供应商名称。
- 分会：可选。
- 方向：收入或支出。
- 金额。
- 单据日期。
- 备注。
- 附件：可上传多个文件，单个文件最大 20MB，最多 20 个。
收入单据
选择“收入”时，需要填写“来源”。常见来源包括：
- 会员费
- Summit费用
- 罚款
- 捐赠
- 其它收入
收入单据无需审批，保存后进入待对账状态。
支出单据
选择“支出”时，需要选择：
- 财年
- 功能组
- 预算明细
支出单据保存后会进入审批流程。审批完成后才可正常对账。
10. 所有单据
路径：/documents
用于查看全部业务单据。
可按以下条件筛选：
- 关键词：单据号、往来方、分会、备注、来源。
- 方向：收入或支出。
- 状态：待对账、待审批、部分对账、已对账、已驳回。
- 财年。
- 银行账户。
列表显示：
- 单据日期
- 银行账户
- 币种
- 单据号
- 往来方
- 分会
- 方向
- 财年
- 预算或收入来源
- 金额、已对账、剩余
- 审批状态
- 审批链接
- 附件
- 单据状态
审批链接
支出单据会生成审批链接。可在列表中打开或复制审批链接。
如果审批链接过期，系统会显示重新生成入口。
附件查看
点击附件可打开或下载。
如果附件是图片，系统会直接弹窗预览图片。支持点击关闭、点击遮罩或按 Esc 关闭。
11. 支出审批
路径：/approvals/:token
审批链接可发送给对应审批人使用。
审批页展示：
- 审批角色
- 审批节点
- 金额
- 单据日期
- 银行账户
- 财年
- 功能组
- 预算明细
- 往来方
- 分会
- 备注
- 附件
预算情况
审批页会列出当前单据选择的预算情况：
功能组预算：
- 总预算
- 已使用
- 剩余预算
预算明细使用情况：
- 总金额
- 已使用
- 剩余金额
这样审批人可以在审批时判断预算是否充足。
审批操作
审批人可以：
- 填写审批意见并点击“通过”。
- 填写驳回原因并点击“驳回”。
驳回必须填写原因。
审批密码
如果系统开启了审批密码，审批人需要先输入密码才能查看单据详情。
审批有效期
审批链接默认有效期为 24 小时。过期后需要管理员在单据列表中重新生成审批链接。
审批规则
支出金额超过系统阈值时，功能组长审批通过后，会继续生成会长/财务长终审链接。
12. 对账工作台
路径：/reconciliation
用于将银行流水与业务单据进行人工对账。
筛选流水
左侧显示未完成对账的银行流水。
可按收支类型筛选：
- 全部
- 收入
- 支出
筛选后只显示对应方向的未完成流水，方便分别处理收入和支出对账。
手工对账步骤
- 在左侧选择一条未完成对账的银行流水。
- 右侧查看系统推荐的业务单据候选。
- 输入本次对账金额。
- 可填写备注。
- 点击“确认”。
系统会更新银行流水和业务单据的已对账金额。
部分对账
如果本次对账金额小于流水或单据剩余金额，则状态会变为部分对账。
如果金额全部匹配完成，则状态变为已对账。
13. 对账记录
路径：/reconciliation/records
用于查看历史对账记录。
记录包括：
- 对账时间
- 对账方式
- 流水摘要
- 单据号
- 本次对账金额
- 银行账户
- 流水剩余金额
- 单据剩余金额
14. 管理员设置
路径：/settings/admins
用于管理系统管理员。
可执行：
- 新增管理员。
- 修改管理员密码。
建议至少保留一个可用管理员账号。新增管理员密码至少 6 位。
15. 审批设置
路径：/settings/approvals
用于配置审批访问密码。
可按审批角色设置是否需要密码，例如：
- 功能组长审批
- 会长/财务长审批
开启密码后，审批人打开审批链接时需要先输入审批密码。
16. 操作日志
路径：/settings/logs
用于查看系统关键操作记录。
常见日志包括：
- 管理员登录和退出。
- 新增或更新银行账户。
- 导入对账单。
- 新增单据。
- 审批通过或驳回。
- 手工对账。
- 预算维护。
操作日志可用于审计和问题追踪。
17. 数据备份
18. 常见状态说明
银行流水状态
unmatched：未对账。partially_matched：部分对账。matched：已对账。
业务单据状态
open：待对账。pending_approval：待审批。partially_matched：部分对账。matched：已对账。rejected：已驳回。
审批状态
pending：待审批。approved：已通过。rejected：已驳回。expired：已过期。
19. 常见问题
导入后没有新增流水
可能原因：
- 文件内容已导入过，系统判定为重复流水。
- 文件列名无法识别。
- 文件格式不是当前支持格式。
- 选择了错误的银行账户。
支出单据无法对账
请确认：
- 单据是否仍在待审批状态。
- 审批是否已经通过。
- 单据是否已驳回。
- 单据剩余金额是否大于 0。
预算明细无法删除
只要有业务单据使用过该预算明细，就不能删除。可通过“所有单据”筛选相关财年或功能组查找引用记录。
图片附件没有弹窗预览
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审批链接过期
审批链接默认 24 小时有效。过期后需要管理员在单据列表中点击重新生成审批链接。