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# 银行对账系统使用手册

## 1. 系统概览

本系统用于管理银行账户、导入银行流水、录入业务单据、审批支出单据，并通过对账工作台完成银行流水与业务单据的人工对账。

主要模块：

- 总览：查看收入、支出、对账概况和近期记录。
- 银行账户：维护需要导入流水的银行账户。
- 对账单导入：导入 `.xlsx`、`.csv` 或中银香港 BOCHK PDF 对账单。
- 银行流水：查询导入后的标准化流水。
- 所有单据：查询业务单据、审批状态、附件和对账状态。
- 新增单据：录入收入或支出业务单据。
- 预算分配：维护财年、功能组和预算明细。
- 对账工作台：选择银行流水并匹配业务单据。
- 对账记录：查看历史对账记录。
- 系统设置：管理员、审批密码、操作日志。

访问地址：

```text
http://yenfinance.decons.ai/
```

默认管理员：

```text
用户名：yenadmin
密码：
```

首次上线后建议立即修改或新增管理员账号，并妥善保存密码。

## 2. 推荐使用流程

建议按以下顺序使用系统：

1. 在“银行账户”中创建公司银行账户。
2. 在“预算分配”中创建或确认当前财年、功能组和预算明细。
3. 在“对账单导入”中导入银行流水。
4. 在“新增单据”中录入收入或支出业务单据，并上传附件。
5. 对支出单据进行审批。
6. 在“对账工作台”中选择银行流水，与业务单据进行人工对账。
7. 在“对账记录”和“总览”中查看结果。

## 3. 登录与退出

打开系统地址后会进入管理员登录页。

登录成功后进入总览页。左侧导航栏提供所有功能入口。点击左下角“退出登录”可退出当前账号。

如果访问业务页面时未登录，系统会自动跳转到登录页。

## 4. 总览

路径：`/`

总览页展示系统整体状态，包括：

- 银行流水数量与对账状态。
- 收入合计和支出合计。
- 银行账户概览。
- 近期对账记录。

该页面适合日常快速检查系统数据是否正常。

## 5. 银行账户

路径：`/accounts`

用于维护需要导入和对账的银行账户。

### 新增账户

填写：

- 账户名称：例如“基本户”“港币户”。
- 开户行：例如“中国银行香港”。
- 银行账号：银行账号必须唯一。
- 币种：例如 `CNY`、`HKD`、`USD`。
- 期初余额：用于记录账户初始余额。

点击“新增账户”保存。

### 编辑账户

在账户列表点击“编辑”，可修改账户名称、开户行、币种、期初余额和启用状态。

停用账户不会删除历史数据，只用于区分不再使用的账户。

## 6. 对账单导入

路径：`/imports`

用于导入银行流水。

### 导入步骤

1. 选择银行账户。
2. 选择银行对账单文件。
3. 点击导入。
4. 系统会解析文件并导入流水。
5. 导入完成后显示新增条数和重复条数。

### 支持文件

- Excel：`.xlsx`
- CSV：`.csv`
- 中银香港 BOCHK 综合月结单 PDF

### 支持列名

系统会自动识别常见列名：

- 日期：`交易日期`、`记账日期`、`日期`、`交易时间`、`Transaction Date`
- 对方户名：`对方户名`、`对方账户名称`、`对方名称`、`Counterparty`
- 摘要：`摘要`、`用途`、`备注`、`Summary`、`Description`
- 流水号：`流水号`、`交易流水号`、`凭证号`、`Reference`
- 收入：`收入`、`贷方金额`、`收款金额`、`Credit`
- 支出：`支出`、`借方金额`、`付款金额`、`Debit`
- 金额：`金额`、`发生额`、`Amount`
- 余额：`余额`、`账户余额`、`Balance`

### 重复导入

系统会根据交易日期、金额、方向、摘要、流水号等信息生成流水指纹。重复流水不会重复入库，会统计为重复条数。

## 7. 银行流水

路径：`/transactions`

用于查询已导入的标准化银行流水。

可按以下条件筛选：

- 银行账户
- 状态
- 方向：收入或支出
- 关键词：摘要、户名、流水号

流水状态说明：

- `unmatched`：未对账。
- `partially_matched`：部分对账。
- `matched`：已全部对账。

金额字段说明：

- 金额：流水原始金额。
- 已对账：已经匹配到业务单据的金额。
- 剩余：还未匹配的金额。

## 8. 预算分配

路径：`/budgets`

用于维护支出预算。支出单据需要选择财年、功能组和预算明细。

### 财年

可新增、编辑财年，并设置默认财年。

财年字段：

- 财年名称：例如 `26-27财年`。
- 开始日期。
- 结束日期。
- 状态：启用或停用。

默认财年会在新增单据时自动选中。

### 功能组

功能组属于某个财年，例如：

- 教育组
- 秘书处
- 私董会组
- 融入组

### 预算明细

预算明细属于某个功能组，例如：

- 讲师费
- 活动场地费
- 工资/社保公积金

每条预算明细包含：

- 名称
- 金额
- 备注

### 删除预算明细

预算明细可以删除，但有限制：

- 如果没有任何业务单据使用该预算明细，可以删除。
- 如果已有业务单据使用该预算明细，系统会显示“已使用”，不能删除。

该限制用于避免历史单据引用丢失。

### 预算统计

预算页会显示：

- 当前财年预算合计。
- 已占用金额。
- 剩余预算。
- 每个功能组的总预算、已用、剩余。
- 每个预算明细的预算、已用、剩余。

已用金额统计未驳回的支出单据。

## 9. 新增单据

路径：`/documents/new`

用于录入需要对账的业务单据。

### 通用字段

- 银行账户：可选，建议指定。
- 币种：例如 `CNY`、`HKD`、`USD`。
- 单据号：系统会自动生成，也可手动修改。
- 往来方：客户或供应商名称。
- 分会：可选。
- 方向：收入或支出。
- 金额。
- 单据日期。
- 备注。
- 附件：可上传多个文件，单个文件最大 20MB，最多 20 个。

### 收入单据

选择“收入”时，需要填写“来源”。常见来源包括：

- 会员费
- Summit费用
- 罚款
- 捐赠
- 其它收入

收入单据无需审批，保存后进入待对账状态。

### 支出单据

选择“支出”时，需要选择：

- 财年
- 功能组
- 预算明细

支出单据保存后会进入审批流程。审批完成后才可正常对账。

## 10. 所有单据

路径：`/documents`

用于查看全部业务单据。

可按以下条件筛选：

- 关键词：单据号、往来方、分会、备注、来源。
- 方向：收入或支出。
- 状态：待对账、待审批、部分对账、已对账、已驳回。
- 财年。
- 银行账户。

列表显示：

- 单据日期
- 银行账户
- 币种
- 单据号
- 往来方
- 分会
- 方向
- 财年
- 预算或收入来源
- 金额、已对账、剩余
- 审批状态
- 审批链接
- 附件
- 单据状态

### 审批链接

支出单据会生成审批链接。可在列表中打开或复制审批链接。

如果审批链接过期，系统会显示重新生成入口。

### 附件查看

点击附件可打开或下载。

如果附件是图片，系统会直接弹窗预览图片。支持点击关闭、点击遮罩或按 `Esc` 关闭。

## 11. 支出审批

路径：`/approvals/:token`

审批链接可发送给对应审批人使用。

审批页展示：

- 审批角色
- 审批节点
- 金额
- 单据日期
- 银行账户
- 财年
- 功能组
- 预算明细
- 往来方
- 分会
- 备注
- 附件

### 预算情况

审批页会列出当前单据选择的预算情况：

功能组预算：

- 总预算
- 已使用
- 剩余预算

预算明细使用情况：

- 总金额
- 已使用
- 剩余金额

这样审批人可以在审批时判断预算是否充足。

### 审批操作

审批人可以：

- 填写审批意见并点击“通过”。
- 填写驳回原因并点击“驳回”。

驳回必须填写原因。

### 审批密码

如果系统开启了审批密码，审批人需要先输入密码才能查看单据详情。

### 审批有效期

审批链接默认有效期为 24 小时。过期后需要管理员在单据列表中重新生成审批链接。

### 审批规则

支出金额超过系统阈值时，功能组长审批通过后，会继续生成会长/财务长终审链接。

## 12. 对账工作台

路径：`/reconciliation`

用于将银行流水与业务单据进行人工对账。

### 筛选流水

左侧显示未完成对账的银行流水。

可按收支类型筛选：

- 全部
- 收入
- 支出

筛选后只显示对应方向的未完成流水，方便分别处理收入和支出对账。

### 手工对账步骤

1. 在左侧选择一条未完成对账的银行流水。
2. 右侧查看系统推荐的业务单据候选。
3. 输入本次对账金额。
4. 可填写备注。
5. 点击“确认”。

系统会更新银行流水和业务单据的已对账金额。

### 部分对账

如果本次对账金额小于流水或单据剩余金额，则状态会变为部分对账。

如果金额全部匹配完成，则状态变为已对账。

## 13. 对账记录

路径：`/reconciliation/records`

用于查看历史对账记录。

记录包括：

- 对账时间
- 对账方式
- 流水摘要
- 单据号
- 本次对账金额
- 银行账户
- 流水剩余金额
- 单据剩余金额

## 14. 管理员设置

路径：`/settings/admins`

用于管理系统管理员。

可执行：

- 新增管理员。
- 修改管理员密码。

建议至少保留一个可用管理员账号。新增管理员密码至少 6 位。

## 15. 审批设置

路径：`/settings/approvals`

用于配置审批访问密码。

可按审批角色设置是否需要密码，例如：

- 功能组长审批
- 会长/财务长审批

开启密码后，审批人打开审批链接时需要先输入审批密码。

## 16. 操作日志

路径：`/settings/logs`

用于查看系统关键操作记录。

常见日志包括：

- 管理员登录和退出。
- 新增或更新银行账户。
- 导入对账单。
- 新增单据。
- 审批通过或驳回。
- 手工对账。
- 预算维护。

操作日志可用于审计和问题追踪。

## 17. 数据备份

## 18. 常见状态说明

### 银行流水状态

- `unmatched`：未对账。
- `partially_matched`：部分对账。
- `matched`：已对账。

### 业务单据状态

- `open`：待对账。
- `pending_approval`：待审批。
- `partially_matched`：部分对账。
- `matched`：已对账。
- `rejected`：已驳回。

### 审批状态

- `pending`：待审批。
- `approved`：已通过。
- `rejected`：已驳回。
- `expired`：已过期。

## 19. 常见问题

### 导入后没有新增流水

可能原因：

- 文件内容已导入过，系统判定为重复流水。
- 文件列名无法识别。
- 文件格式不是当前支持格式。
- 选择了错误的银行账户。

### 支出单据无法对账

请确认：

- 单据是否仍在待审批状态。
- 审批是否已经通过。
- 单据是否已驳回。
- 单据剩余金额是否大于 0。

### 预算明细无法删除

只要有业务单据使用过该预算明细，就不能删除。可通过“所有单据”筛选相关财年或功能组查找引用记录。

### 图片附件没有弹窗预览

请确认上传文件的 MIME 类型是否为 `image/*`。如果浏览器或系统识别为非图片类型，会按普通附件处理。

### 审批链接过期

审批链接默认 24 小时有效。过期后需要管理员在单据列表中点击重新生成审批链接。